Allgemeine Geschäftsbedingungen für MageDesk

1. Geltungsbereich

1.1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (im Folgenden „AGB“) regeln die Vertragsbeziehung zwischen Marc Hennessen, handelnd unter der Geschäftsbezeichnung MageDesk, Karwendelweg 10, 86825 Bad Wörishofen (im Folgenden „Auftragnehmer“) und dem jeweiligen Kunden (im Folgenden „Kunde“) über die entgeltliche Bereitstellung einer KI-gestützten Posteingangsverwaltung zur Nutzung über das Internet (im Folgenden „Software“).

1.2. Gegenstand des Vertrags ist ausschließlich die entgeltliche und zeitlich auf die Dauer des Vertrags begrenzte Gewährung der Nutzung der im Angebot bezeichneten Leistung. Art und Umfang der Leistung ergibt sich ergänzend zum Angebot aus diesen AGB nebst etwaigen Anlagen und den einschlägigen Produkt- bzw. Funktionsbeschreibungen.

1.3. Vertragsbestandteile sind:

1. die Bestellung des Kunden einschließlich des gewählten Plans und des bei Bestellung ausgewiesenen Preises,

2. Einschlägige Produkt- bzw. Funktionsbeschreibungen (verfügbar unter https://www.magedesk.ai/),

3. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV),

4. diese AGB.

Bei Widersprüchen zwischen den Regelungen der einzelnen Vertragsbestandteile gilt die dargestellte Rangfolge.

1.4. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung.

2. Vertragsschluss und Registrierung

2.1. Die Darstellung der Leistungen und Pläne auf der Website des Auftragnehmers stellt kein rechtlich bindendes Angebot dar. Der Kunde wählt in der elektronischen Bestellstrecke die gewünschte Leistung und Konfiguration, insbesondere die Anzahl der monatlich zu bearbeitenden Nachrichten, aus und gibt seine Bestellung durch Betätigen der entsprechend eindeutig gekennzeichneten Schaltfläche ab. Die Bestellung stellt ein verbindliches Angebot des Kunden dar. Vor Abgabe der Bestellung kann der Kunde seine Eingaben jederzeit überprüfen und berichtigen.

2.2. Der Vertrag kommt zustande, sobald der Auftragnehmer nach erfolgreicher Zahlungsabwicklung das Nutzerkonto freischaltet und dem Kunden dies auf einer Bestätigungsseite sowie per E-Mail bestätigt.

2.3. Voraussetzung für die Nutzung der Software ist die Registrierung eines Nutzerkontos. Der Kunde ist verpflichtet, die bei der Registrierung abgefragten Angaben, insbesondere Firma, Anschrift, Rechnungsanschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, vollständig und zutreffend zu machen und Änderungen unverzüglich im Nutzerkonto zu aktualisieren.

2.4. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB. Der Kunde bestätigt, dass er die Bestellung in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit abgibt.

3. Leistungsumfang

3.1. Die Software wird dem Kunden als KI-gestütztes Verwaltungstool für den Posteingang mit eigener grafischer Benutzeroberfläche bereitgestellt. Der Zugang erfolgt über das Internet zu der jeweils aktuellsten Version der Software für die vereinbarte Anzahl an berechtigten Nutzern.

3.2. Die vom Auftragnehmer bereitgestellte Software wertet die über unterstützte und angebundene Kommunikationskanäle eingegangenen Nachrichten aus, führt sie in einer zentralen Nachrichtenübersicht zusammen und unterstützt den Nutzer bei deren Bearbeitung, insbesondere durch Priorisierung, Zusammenfassungen, Vorbereitung von Antwortvorschlägen, Erstellung von Terminvorschlägen unter Abgleich eines angebundenen Kalenders sowie durch die Erstellung und Nachverfolgung von Aufgaben.

3.3. Die Funktionen der Software basieren auf dem Einsatz von Systemen der künstlichen Intelligenz (KI), auch auf KI-Modellen von Drittanbietern. Bei den generierten Ergebnissen handelt sich um statistisch erzeugte Vorschläge, die bei gleichem Eingabewert voneinander abweichen können. Ihre inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Eignung für den vom Kunden verfolgten Zweck ist nicht geschuldet.

3.4. Die fachliche Endkontrolle etwaiger Ergebnisse und Handlungen der Software bleibt beim Kunden. Er ist für die Überprüfung der von der Software unterstützend erzeugten Inhalte und angestoßenen Vorgänge sowie deren Freigabe abschließend verantwortlich. Soweit die Software es vorsieht, kann der Kunde eigenverantwortlich eine automatisierte Freigabe bestimmter Vorgänge festlegen. In diesem Fall trägt der Kunde die Verantwortung für die betroffenen Ergebnisse und Handlungen der Software. Beruft sich der Kunde darauf, dass ein Fehler auf einem Mangel der Software beruht, hat er dies darzulegen und nachzuweisen. Der Auftragnehmer stellt ihm hierfür die zur Nachvollziehbarkeit erforderlichen Protokolldaten zur Verfügung. Die Haftung des Auftragnehmers nach Ziffer 11 bleibt unberührt.

3.5. Zur Erbringung der Leistung kann der Auftragnehmer die Software mit Kommunikations-, Kalender- und sonstigen Diensten Dritter verbinden, insbesondere mit den vom Kunden genutzten Postfächern und Kalendern. Welche Dienste im Einzelnen unterstützt werden, ergibt sich aus der Produkt- bzw. Funktionsbeschreibung. Die Verbindung erfolgt jeweils nach Aktivierung durch den Kunden. Der Auftragnehmer schuldet die Bereitstellung dieser Anbindung, nicht die Verfügbarkeit des Dienstes des Dritten. Steht die Schnittstelle eines Drittanbieters nicht zur Verfügung oder ändert oder beendet der Drittanbieter die Bedingungen ihrer Bereitstellung, so steht die hiervon abhängige Funktion für die Dauer der Störung nicht oder nur eingeschränkt zur Verfügung. Der Auftragnehmer ist berechtigt, auf einen funktional vergleichbaren Dienst zu wechseln. Zeiten solcher Störungen bleiben bei der Berechnung der Verfügbarkeit nach Ziffer 13 unberücksichtigt.

3.6. Der Leistungsumfang, insbesondere die Anzahl der je Abrechnungszeitraum verarbeitbaren Nachrichten (Kontingent) und die Anzahl berechtigter Nutzer, richtet sich nach dem gewählten Plan. Ist das Kontingent im laufenden Abrechnungszeitraum ausgeschöpft, werden weitere eingehende Nachrichten bis zum Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums nicht mehr KI-gestützt ausgewertet, es sei denn, der Kunde erwirbt zusätzliche Kontingente (Credits) für den jeweiligen Abrechnungszeitraum. Credits werden durch Auswahl im Nutzerkonto zu den dort ausgewiesenen Preisen erworben.

3.7. Erweiterungen des Leistungsumfangs durch den Kunden in Form des Wechsels in ein höheres Leistungspaket (Plan) oder die Hinzunahme weiterer Nutzer, erfolgen durch entsprechende Auswahl im Nutzerkonto. Auf die Erweiterung finden diese AGB in der bei Abschluss des ursprünglichen Vertrags geltenden Fassung Anwendung, soweit die Parteien nichts anderes vereinbaren. Das wiederkehrende Entgelt erhöht sich mit Bereitstellung entsprechend den Preisangaben auf der Website bzw. im Nutzerkonto und dem erweiterten Leistungsumfang. Ebenso kann der Nutzer für einen zukünftigen Abrechnungszeitraum zu einem niedrigeren Leistungspaket wechseln, wodurch sich die Vergütung entsprechend reduziert.

3.8. Die Software ist nicht dazu bestimmt, in ein Hochrisiko-KI-System im Sinne des Art. 6 KI-VO umgewandelt und als solches verwendet zu werden. Dem Kunden ist untersagt, die KI-Funktionen entgegen der Zweckbestimmung als Hochrisiko-KI-System zu verwenden, ihre Zweckbestimmung zu ändern, sie wesentlich zu verändern oder sie mit eigenem Namen oder eigener Handelsmarke zu versehen. Untersagt ist ferner ein Einsatz für nach Art. 5 KI-VO verbotene Praktiken.

3.9. Verstößt der Kunde gegen Ziffer 3.8, trifft ihn die Anbieterstellung nach Art. 25 Abs. 1 KI-VO mit den Pflichten aus Art. 16 KI-VO. Eine Pflicht des Auftragnehmers zur Zusammenarbeit, zur Überlassung technischer Unterlagen oder zur Gewährung technischen Zugangs besteht in diesem Fall nicht.

4. Nutzungsrechte

4.1. Der Auftragnehmer räumt dem Kunden das nicht ausschließliche, zeitlich auf die Dauer dieses Vertragsverhältnisses beschränkte Recht ein, die Software im vereinbarten Umfang bestimmungsgemäß zu nutzen.

4.2. Der konkrete Umfang der bestimmungsgemäßen Nutzung ergibt sich aus der im Angebot genannten Lizenzmetrik (insbesondere Menge, Nutzeranzahl, Einsatzbereich, Standort, Geräteanzahl) sowie den Ausführungen in der Produkt- und Funktionsbeschreibung.

4.3. Weder der Kunde noch die über ihn zugriffsberechtigten Nutzer, dürfen die Software

• in einer Weise nutzen, die dem Kunden durch Gesetze, Rechtsverordnungen oder dem Kunden bekannte behördliche Anordnungen verboten ist oder die geeignet ist, die Verfügbarkeit, Integrität oder Sicherheit der Leistung zu beeinträchtigen,

• in einer Weise nutzen, die die Rechte Dritter oder des Auftragnehmers verletzt,

• insgesamt oder einzelne Teile entgeltlich oder unentgeltlich ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Auftragnehmers Dritten zur Nutzung überlassen, Unterlizenzen erteilen oder die Software in sonstiger Weise für Dritte zugänglich machen,

• über den vertraglich vereinbarten Nutzungsumfang hinaus vervielfältigen, bearbeiten, dekompilieren, zurückzuentwickeln (Reverse Engineering) oder in sonstiger Weise in ihren Quellcode zurückführen, soweit dies nicht nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften, insbesondere § 69e UrhG, zulässig ist und der Auftragnehmer die hierfür erforderlichen Informationen auf Anfrage nicht innerhalb angemessener Frist zur Verfügung gestellt hat.

5. Mitwirkungspflichten des Kunden

5.1. Der Kunde ist verpflichtet, alle Voraussetzungen in seiner Sphäre zu schaffen, die zur ordnungsgemäßen Leistungserbringung durch den Auftragnehmer erforderlich sind. Dazu gehören insbesondere die Bereitstellung der notwendigen Systemumgebung, die rechtzeitige Zurverfügungstellung von Daten, Zugängen und Informationen sowie die Benennung eines fachkundigen Ansprechpartners. Sämtliche Mitwirkungspflichten sind echte vertragliche Leistungspflichten, keine bloßen Obliegenheiten.

5.2. Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass die Systeme und Daten, die er dem Auftragnehmer im Zuge der Leistungserbringung zugänglich macht, auch durch den Auftragnehmer dafür betrieben bzw. verarbeitet werden dürfen. Er ist für Art und Inhalt der dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Daten verantwortlich.

5.3. Der Kunde unterhält angemessene Sicherheitsstandards für die Nutzung der Leistungen durch die über ihn zugriffsberechtigten Nutzer. Er ist dafür verantwortlich, dass diese über die für sie relevanten Leistungen, deren Grenzen und über ihre Mitwirkungspflichten im erforderlichen Umfang unterrichtet werden.

5.4. Der Kunde sorgt dafür, dass eine Nutzung der Software und etwaiger sonstiger vereinbarter Leistungen ausschließlich in dem vertraglich vereinbarten Umfang geschieht.

5.5. Der Kunde ergreift angemessene Maßnahmen entsprechend dem Stand der Technik, um einen nicht autorisierten Zugriff auf die Software über die ihm zur Verfügung gestellten Zugänge zu verhindern. Dies umfasst insbesondere die sichere Verwahrung von Zugangsdaten und die unverzügliche Sperrung kompromittierter Zugänge. Die Pflicht des Auftragnehmers, seinerseits angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Leistungen vor nicht autorisiertem Zugriff zu treffen, bleibt unberührt.

5.6. Der Kunde ist verpflichtet, die vom Auftragnehmer bzw. von den Anbietern der eingebundenen KI-Modelle angebrachten technischen Kennzeichnungen der KI-Erzeugnisse nicht zu entfernen, zu verändern oder zu unterdrücken, sofern dies nicht durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Erzeugnisse bedingt ist. Daneben sorgt der Kunde für ausreichende KI-Kompetenz des eigenen Personals im Sinne des Art. 4 KI-VO.

5.7. Folgen unterlassener Mitwirkung

a. Verletzt der Kunde eine in diesen AGB genannte Mitwirkungspflicht, so ist der Auftragnehmer unbeschadet weitergehender Ansprüche von der Einhaltung sämtlicher betroffener Leistungspflichten befreit, soweit und solange die Pflichtverletzung die Leistungserbringung beeinträchtigt. Vereinbarte Reaktions- und Wiederherstellungszeiten verlängern sich entsprechend.

b. Wird eine erforderliche Mitwirkung nicht oder nicht rechtzeitig erbracht, ist der Auftragnehmer für sich daraus ergebende Störungen oder Komplikationen nicht verantwortlich. Der Auftragnehmer hat Anspruch auf Vergütung von Wartezeiten und Mehraufwand, die durch die unterlassene Mitwirkung entstehen.

c. Soweit die unterlassene Mitwirkung die Erbringung einzelner Leistungen des Auftragnehmers unmöglich macht, ist der Auftragnehmer berechtigt, die betroffene Mitwirkung nach vorheriger Ankündigung mit einer angemessenen Frist selbst zu erbringen oder durch Dritte erbringen zu lassen (Ersatzvornahme), soweit dies möglich und sinnvoll ist. Die Kosten hierfür trägt der Kunde.

6. Vergütung

6.1. Der Kunde verpflichtet sich, für die vereinbarte Leistung die im Angebot ausgewiesene Vergütung zu zahlen.

6.2. Die Zahlung erfolgt monatlich über den vom Auftragnehmer eingesetzten Zahlungsdienstleister durch Einzug von dem vom Kunden hinterlegten Zahlungsmittel zu Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums. Der Kunde ist verpflichtet, ein gültiges Zahlungsmittel zu hinterlegen und für dessen Deckung zu sorgen. Soweit der Auftragnehmer im Einzelfall auf Rechnung abrechnet, sind die Rechnungsbeträge innerhalb von 14 Kalendertagen ab Zugang der Rechnung ohne Abzug zur Zahlung fällig. Der Auftragnehmer stellt Rechnungen in elektronischer Form bereit.

6.3. Der Auftragnehmer behält sich vor, die Höhe der vereinbarten Vergütung (Grundgebühr und/oder variable Vergütungssätze) nach billigem Ermessen anzupassen, soweit sich die für die Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistungen relevanten Kosten, insbesondere die Kosten der Weiterentwicklung und Unterhaltung der technischen und personellen Infrastruktur, die Kosten des Ausbaus der vertragsgegenständlichen Leistungen, die Kosten für Kundensupport nach drei Monaten ab Vertragsschluss verändert haben. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die vereinbarte Vergütung zu erhöhen, sofern die prozentuale Erhöhung der Vergütung nicht die prozentuale Erhöhung der Kosten unter Berücksichtigung relevanter Kostenersparnisse in ihrer Gesamtheit übersteigt. Der Auftragnehmer kann von dem Recht zur Anpassung der Vergütung frühestens nach drei Monaten seit der letzten Ausübung dieses Rechts Gebrauch machen. Änderungen der Vergütung werden zum in der Ankündigung benannten Datum, frühestens aber innerhalb eines Monats ab Versendung der Ankündigung durch den Auftragnehmer, wirksam. Der Kunde ist in diesem Fall zur außerordentlichen Kündigung des Vertrags innerhalb von vier Wochen nach Zugang der Ankündigung berechtigt (Sonderkündigungsrecht). Kündigt der Kunde nicht innerhalb dieser Frist, wird der Vertrag mit der angepassten Vergütung fortgeführt. Der Auftragnehmer wird den Kunden über die Bedeutung eines Schweigens auf die Ankündigung in dieser gesondert hinweisen.

7. Gewährleistung

7.1. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass die Software die in der Produktbeschreibung vereinbarte Beschaffenheit hat und die Verfügbarkeit nach Ziffer 13 einhält. Die Beschaffenheit bestimmt sich nach der jeweils aktuellen Produktbeschreibung.

7.2. Zeigt sich ein Mangel, beseitigt der Auftragnehmer diesen nach Wahl durch Nachbesserung, Bereitstellung eines Workarounds oder Ersatzlieferung. Die Art der Mangelbeseitigung steht im pflichtgemäßen Ermessen des Auftragnehmers, wobei ein Workaround nur zulässig ist, wenn er die Nutzbarkeit der Software nicht unangemessen einschränkt. Der Kunde unterstützt den Auftragnehmer bei der Fehleranalyse im zumutbaren Umfang.

7.3. Das Recht des Kunden zur Kündigung aus wichtigem Grund wegen eines Mangels (§ 543 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 BGB) besteht erst, wenn der Auftragnehmer eine angemessene Frist zur Mangelbeseitigung erfolglos hat verstreichen lassen und der Mangel die Nutzung der wesentlichen Funktionen der Software erheblich beeinträchtigt. Angemessen ist eine Frist von mindestens 21 Kalendertagen.

7.4. Der Kunde ist nicht berechtigt, den Mangel selbst zu beseitigen oder durch Dritte beseitigen zu lassen, solange der Auftragnehmer zur Mangelbeseitigung bereit und in der Lage ist und die Nutzbarkeit der Software nicht unangemessen eingeschränkt ist.

8. Vertragslaufzeit, Vertragsverlängerung und Kündigung

8.1. Die Vertragslaufzeit beginnt mit Vertragsschluss gemäß Ziffer 2, sofern nicht ein davon abweichender Termin vereinbart ist.

8.2. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit mit einer Mindestvertragslaufzeit von einem (1) Monat geschlossen. Nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit kann der Vertrag von jedem Vertragsteil mit einer Frist von einem (1) Monat jederzeit gekündigt werden.

8.3. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund zur Kündigung durch den Auftragnehmer liegt insbesondere vor, wenn

a. ein Insolvenzverfahren über das Vermögen des Kunden eröffnet oder mangels Masse abgelehnt wird;

b. der Kunde eine größere Anzahl an Software-Instanzen betreibt als vertraglich vereinbart.

8.4. Die Kündigung bedarf der Textform.

9. Vertragsbeendigung und Datenlöschung

9.1. Bei Beendigung des Vertragsverhältnisses, gleich aus welchem Grund und soweit nicht Ziffer 10 einschlägig ist, stellt der Auftragnehmer dem Kunden für einen Zeitraum von 90 Kalendertagen auf Anfrage dessen exportierbare Daten ab Wirksamwerden der Beendigung in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zum Download zur Verfügung. Der Umfang der exportierbaren Daten bestimmt sich nach Ziffer 10.2.d.

9.2. Nach Ablauf des Abrufzeitraums nach Ziffer 9.1 oder nach ausdrücklicher Bestätigung des Kunden, dass der Datenexport abgeschlossen ist, löscht der Auftragnehmer sämtliche nicht-anonymisierten Kundendaten. Der Auftragnehmer bestätigt die Löschung dem Kunden in Textform. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie vertraglich vereinbarte Nutzungsrechte bleiben unberührt.

9.3. Der Kunde ist verpflichtet, vor Ablauf des Abrufzeitraums sämtliche für ihn erforderlichen Daten zu sichern. Nach Ablauf des Abrufzeitraums bestehen keine Ansprüche des Kunden auf Herausgabe oder Wiederherstellung der Daten.

10. Pflichten und Leistungen im Zusammenhang mit dem Wechsel des Datenverarbeitungsdienstes

10.1. Vorzeitige Beendigung des Vertragsverhältnisses

a. Sofern Gegenstand des Vertrages die Inanspruchnahme eines Datenverarbeitungsdienstes im Sinne des Art. 2 Nr. 8 der Verordnung (EU) 2023/2854 (im Folgenden „Data Act“) durch den Kunden ist, kann der Kunde das Vertragsverhältnis für die Einleitung eines Wechselprozesses zu einem gleichartigen Datenverarbeitungsdienst oder für die Übertragung sämtlicher exportierbarer Daten und digitalen Vermögenswerte auf eine IKT-Infrastruktur in eigenen Räumlichkeiten vorzeitig beenden. Dafür hat der Kunde den beabsichtigten Wechsel dem Auftragnehmer frühzeitig mit einer Frist von zwei Monaten zum Monatsende in Textform mitzuteilen (Ankündigungsfrist). Maßgeblich für die Rechtzeitigkeit der schriftlichen Wechselmitteilung ist der Zugang beim Auftragnehmer. Aus der Wechselmitteilung muss schlüssig hervorgehen, dass der Kunde mit der Vertragsbeendigung den Wechsel zu einem gleichartigen – in der Mitteilung zu benennenden – Dritt-Auftragnehmer bezweckt.

b. Mit Ablauf der Ankündigungsfrist gemäß Ziffer a beginnt ein 30-tägiger Übergangszeitraum, in dem die Vertragsparteien die Übertragung der exportierbaren Daten vorbereiten. Sofern dies innerhalb von 30 Kalendertagen technisch nicht durchführbar ist, teilt der Auftragnehmer dies dem Kunden innerhalb von 14 Arbeitstagen nach der Beantragung des Wechsels mit und begründet die technische Undurchführbarkeit und gibt einen alternativen Übergangszeitraum an, der sieben Monate nicht überschreiten darf. Der Vertrag hat für die Dauer des Übergangszeitraums weiter bestand. Das Recht des Kunden zur einmaligen Verlängerung des Zeitraums richtet sich nach Ziffer 10.3.c.

c. Der Vertrag gilt als beendet,

(1) im Falle des vom Kunden gewählten Wechsels des Datenverarbeitungsdienstes, sobald der Kunde den erfolgreichen Abschluss des Wechsels schriftlich bestätigt hat und der Auftragnehmer dem Kunden die Beendigung des Vertragsverhältnisses schriftlich erklärt. Sollte der Kunde auf eine entsprechende Anfrage des Auftragnehmers binnen 30 Kalendertagen nicht reagieren, gilt der Wechsel als nicht erfolgreich abgeschlossen und der Vertrag bleibt zu den bestehenden Bedingungen fortbestehen; oder

(2) nach Ablauf der maximalen Ankündigungsfrist für die Einleitung des Wechsels, wenn der Kunde nicht wechseln, sondern seine exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte nach Beendigung des Dienstes löschen möchte. Der Auftragnehmer bestätigt dem Kunden die Beendigung des Vertrags schriftlich.

d. Beendigt der Kunde diesen Vertrag gemäß Ziffer a vorzeitig, ist er verpflichtet, dem Auftragnehmer eine angemessene Entschädigung als verhältnismäßige Sanktion für die vorzeitige Beendigung des Vertragsverhältnisses zu zahlen. Diese Sanktion ist kein Wechselentgelt.

Der Ausgleichsbetrag 50% der bis zum ordentlichen Laufzeitende noch ausstehenden vertraglichen Grundentgelten (ohne verbrauchsabhängige Entgelte und ohne Entgelte für zusätzliche Services).

Dem Kunden bleibt der Nachweis vorbehalten, dass kein oder ein geringerer Betrag geschuldet ist. Gesetzlich geschuldete Wechselleistungen des Auftragnehmers werden hierdurch nicht bepreist; Standarddienstentgelte bleiben unberührt.

10.2. Bereitstellung von Informationen, Verfügbarmachung

a. Nach Ablauf des Übergangszeitraum gem. Ziffer 10.1.b ist der Auftragnehmer verpflichtet, die exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte des Kunden für mindestens 30 Kalendertage in einem gängigen, maschinenlesbaren Format verfügbar zu machen (beispielsweise durch die Möglichkeit des Herunterladens). Die Verfügbarmachung erfolgt nach Maßgabe des Art. 29 Data Act bis spätestens zum 11.1.2027 – und sofern zulässig auch darüber hinaus – gegen Zahlung der tatsächlich angefallenen Kosten.

b. Leistungen, die über die gesetzlichen Pflichten hinausgehen, insbesondere individuelle Migrationsunterstützung, Beratung bei der Einbindung in Zielsysteme sowie sonstige projektbezogene Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Auftragnehmerwechsel, sind nicht Gegenstand der gesetzlichen Wechselpflicht und können vom Auftragnehmer gesondert nach Aufwand in Rechnung gestellt werden. Der Auftragnehmer wird dem Kunden den voraussichtlichen Aufwand auf Anfrage vorab in Textform mitteilen.

c. Der Auftragnehmer stellt dem Kunden alle einschlägigen Informationen zur Unterstützung des Wechsels bereit. Diese umfassen Informationen über Wechsel- und Übertragungsmethoden, Übertragungsformate sowie eventuelle Einschränkungen.

d. Die exportierbaren Daten und digitale Vermögenswerte umfassen folgende Daten. Der Datenexport erfolgt als ZIP-Archiv. Strukturierte Daten werden im JSON-Format bereitgestellt. Exportierte Dateianhänge werden in ihrem gespeicherten Dateiformat beigefügt.

• importierte Nachrichten einschließlich Betreff, Absender, Empfänger, Zeitstempel, Inhalt und Metadaten sowie, soweit aktiviert, Anhänge

• Gespeicherte KI-Ergebnisse, insbesondere Zusammenfassungen, Kategorisierungen, Prioritätsbewertungen, Antwortentwürfe und Handlungsvorschläge, sowie kundenspezifische Regeln, Regelvorschläge und gespeicherte Chatverläufe.

• Kalenderdaten, soweit eine Kalenderintegration aktiviert ist

• Konfigurationsdaten von kundenspezifischen Einstellungen

• Aufgaben, Fälligkeiten, Status, Kommentare und Bearbeitungshistorie

• Freigabe-/ Ablehungsprotokolle

• Konfigurationsdaten kundenspezifischer Einstellungen einschließlich Rollen- und Berechtigungszuordnungen

• Kontaktdaten/Stammdaten, soweit diese beim Auftragnehmer gespeichert sind

e. Nicht-exportierbare Daten umfassen folgende Daten:

• Modellgewichte und -parameter

• Systemlogik und -architektur und Quellcode

• interne Agenten-/Workflow-Orchestrierungslogik

• Aggregierte und anonymisierte Nutzungsstatistiken

• Proprietäre Prompts und Systeminstruktionen

• interne Evaluations-, Monitoring-, Debugging- und Betriebsdaten, soweit diese keine kundenspezifischen Daten enthalten

• Infrastruktur- und Sicherheitslogs

10.3. Migrationsunterstützung

Der Kunde ist für die Migration auf ein anderes System selbst verantwortlich. Der Auftragnehmer ist auf Verlangen im zumutbaren Umfang zur Erbringung von Leistungen verpflichtet, die erforderlich sind, um einen neuen Dienstleister oder den Kunden in die Lage zu versetzen, die Leistung zu übernehmen. In diesem Zusammenhang schuldet der Auftragnehmer insbesondere folgende Leistungen:

a. Der Auftragnehmer stellt dem Kunden sowie nachfolgenden Auftragnehmern von Datenverarbeitungsdiensten auf Anfrage die exportierbaren Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren und offenen Format zur Verfügung. Die Bereitstellung erfolgt über ein geeignetes technisches Verfahren. Der Auftragnehmer stellt ferner die technischen Informationen bereit, die erforderlich sind, damit fachkundige Dritte die übertragenen Daten verarbeiten und nutzen können. Das bereitgestellte Verfahren wird in einem aktuellen und sicheren Stand gehalten, soweit dies für die Datenübertragbarkeit erforderlich ist.

b. Im Rahmen einer vereinbarten Migration wird der Auftragnehmer auf Wunsch des Kunden dem mitgeteilten Ansprechpartner des geplanten Nachfolgers für die Leistungserbringung bei entsprechenden Anfragen zum Vollzug des Wechsels und zur Aufrechterhaltung der Kontinuität des Geschäftsbetriebs und Erbringung der vertragsgemäßen Funktionen Auskunft geben, sofern dieser vorab nachweislich zur Vertraulichkeit gegenüber Dritten verpflichtet wurde. Der Auftragnehmer wird mit dem Nachfolger die notwendigen, insbesondere die im Zusammenhang mit der Übertragung erforderlichen Leistungen abstimmen. Unabhängig davon ist der Auftragnehmer verpflichtet, mit dem geplanten Nachfolger angemessen zusammenzuarbeiten und nach Möglichkeit zu gewährleisten, dass während der Übertragung keine schwerwiegenden oder erheblichen Störungen der Erbringung der geschuldeten Leistung auftreten. Der Nachfolger ist entsprechend zu verpflichten.

c. Soweit sich die Migration verzögert, gleichgültig aus welchem Grund, wird der Auftragnehmer einmalig die Leistung auf Anforderung des Kunden im bisherigen Umfang über das ursprüngliche Vertragsende bzw. den vereinbarten Übergangszeitraum hinaus weiter erbringen, bis die Übertragung erfolgreich vollzogen ist, unabhängig hiervon maximal jedoch für einen Zeitraum von sieben Monaten. Die Leistungserbringung erfolgt zu den bisherigen Konditionen. Für den Fall, dass dem Auftragnehmer darüber hinaus durch notwendige Leistungen Mehraufwände entstehen, kann der Auftragnehmer eine angemessene Anpassung der Vergütung verlangen.

10.4. Pflichten nach Verfügbarmachung und Migration

Der Auftragnehmer ermöglicht dem Kunden nach Ablauf des 30-tägigen Abrufzeitraums oder nach Ablauf eines vereinbarten alternativen Zeitraums zu einem späteren Zeitpunkt sowie nach erfolgreichem Vollzug des Wechsels die von ihm gespeicherten exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte sicher, d.h. nicht rekonstruierbar zu löschen bzw. zur Löschung zu markieren. Die Löschung ist dem Kunden auf Verlangen und durch entsprechende Erklärung oder anderweitig nachzuweisen. Das Löschverfahren wird auf Anforderung nachgewiesen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Auftragnehmers bleiben unberührt. Der Kunde ist verpflichtet, den Auftragnehmer spätestens zum Ende des Abrufzeitraums über den Erfolg des Wechsels zu informieren.

10.5. Die Vorschriften dieser Ziffer 10.2 und 10.3 gelten entsprechend für die Möglichkeit der Interoperabilität zu Zwecken der parallelen Nutzung von Datenverarbeitungsdiensten (Art. 34 Data Act). Der Auftragnehmer darf in diesem Fall ein angemessenes Entgelt in Höhe der entstandenen Extraktionskosten verlangen.

11. Haftung

11.1. Der Auftragnehmer haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

11.2. Unbeschadet der Fälle unbeschränkter Haftung haftet der Auftragnehmer bei leicht fahrlässiger Pflichtverletzung nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, also Pflichten , deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht oder deren Verletzung die Erreichung des Vertragszwecks gefährdet und auf deren Einhaltung die andere Partei regelmäßig vertrauen darf, allerdings beschränkt auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden. In den Fällen dieses Absatzes ist die Haftung des Auftragnehmers auf unmittelbare Schäden beschränkt. Für mittelbare Schäden, Folgeschäden und entgangenen Gewinn haftet der Auftragnehmer in diesen Fällen nicht.

11.3. Die Gesamthaftung des Auftragnehmers für sämtliche Schadensereignisse eines Vertragsjahres ist, unbeschadet der Fälle unbeschränkter Haftung nach Ziffer 11.1, der Höhe nach begrenzt auf einen Betrag in Höhe von 100 % der vom Kunden für die schadenursächliche Leistung in den zwölf (12) Monaten vor dem ersten schadensbegründenden Ereignis tatsächlich gezahlten Nettovergütung (jährlicher Haftungshöchstbetrag). Hat das Vertragsverhältnis zum Zeitpunkt des schadensbegründenden Ereignisses noch keine zwölf (12) Monate bestanden, wird die bis dahin gezahlte Nettovergütung auf einen Zwölfmonatszeitraum hochgerechnet.

11.4. Soweit ein Schaden auf einer Verletzung der Mitwirkungspflichten des Kunden nach Ziffer 5 beruht oder durch eine solche Verletzung in seinem Umfang vergrößert wurde, ist die Haftung des Auftragnehmers entsprechend gemindert oder ausgeschlossen (§ 254 BGB). Dies gilt insbesondere für Schäden, die durch rechtzeitige und vollständige Erbringung der Mitwirkungspflichten hätten vermeiden oder begrenzt werden können.

11.5. Für Ansprüche Dritter und behördliche Maßnahmen wegen der Verletzung von Lizenzbedingungen oder anderweitigen vertraglichen Regelungen haftet der Auftragnehmer nicht, soweit die abweichende Nutzung nicht von ihm zu vertreten ist. Der Kunde stellt dem Auftragnehmer insoweit auf erstes Anfordern von solchen Ansprüchen und behördlichen Maßnahmen frei.

11.6. Keine Partei haftet für Verzögerungen oder Nichterfüllung infolge von Ereignissen höherer Gewalt.

12. Aktualisierungen und Änderungen der Software

12.1. Der Auftragnehmer ist berechtigt, aber nicht verpflichtet, die Software während der Vertragslaufzeit zu ändern, insbesondere um den Dienst dem technologischen Fortschritt anzupassen, die eingesetzten Anbieter oder Modelle zu wechseln oder um weitere Kommunikationskanäle hinzuzufügen. Dabei bleibt es dem Auftragnehmer vorbehalten, ohne vorherige Ankündigung die Software zu aktualisieren, um dem Kunden ein entsprechend optimiertes Leistungsangebot zu bieten, sofern hierdurch die Tauglichkeit der Software zum vereinbarten Zweck grundsätzlich erhalten bleibt und das optimierte Angebot unter Beachtung beiderseitiger Interessen für den Kunden zumutbar ist. Dies schließt auch die Hinzufügung neuer Funktionalitäten, die Änderung der Nutzungsoberfläche und Anpassungen im Backend mit ein. Es besteht kein Anspruch des Kunden auf Aufrechterhaltung von vertraglich nicht explizit vereinbarten Funktionalitäten, die für die grundsätzliche Funktionsfähigkeit der Software nicht essenziell sind.

12.2. Der Auftragnehmer kann zudem neue Versionen der Software mit erweiterten und/oder verbesserten Funktionen einführen und dem Kunden unentgeltlich oder gegen zusätzliches Entgelt (im Folgenden „Premiumfunktionen“) anbieten. Zu den Premiumfunktionen kann insbesondere, aber nicht abschließend, die Einbindung von Drittdiensten zählen. Sofern der Auftragnehmer von diesem Recht Gebrauch macht, wird er den Kunden hierüber informieren. Der Kunde kann diese Funktionen mit einem entsprechenden Nachtrag zu diesem Vertrag zusätzlich buchen. Der Auftragnehmer ist berechtigt, Premiumfunktionen in einer kostenfreien Testversion anzubieten. Kostenfreie Testversionen von Premiumfunktionen können durch den Auftragnehmer ohne Angabe von Gründen jederzeit zurückgenommen werden. Der Kunde hat keinen Anspruch auf eine kostenfreie Testversion einer Premiumfunktion. Für die Dauer der kostenfreien Testversion einer Premiumfunktion richtet sich die Haftung des Auftragnehmers nach § 599 BGB, die Mängelhaftung richtet sich nach § 600 BGB.

12.3. Aktualisierungen führen nicht dazu, dass dem Kunden die ursprünglich vereinbarten Funktionalitäten nicht mehr zur Verfügung stehen oder ursprünglich vereinbarte Anforderungen nur noch wesentlich eingeschränkt erfüllt werden.

12.4. Im Falle von Aktualisierungen hat der Kunde keinen Anspruch auf ein Zurücksetzen der Software auf eine vorherige Version.

12.5. Der Auftragnehmer ist berechtigt, diese AGB einschließlich ihrer Anlagen zu ändern, soweit dies erforderlich ist, um Änderungen nach Ziffer 12.1 oder 12.2 abzubilden, um nachträglich entstandene Regelungslücken zu schließen, die nicht unerhebliche Schwierigkeiten bei der Durchführung des Vertrages entstehen lassen, oder um geänderten gesetzlichen oder behördlichen Anforderungen zu genügen.

13. Verfügbarkeit

Der Auftragnehmer ist um einen störungsfreien Betrieb der Software bemüht. Dies beschränkt sich naturgemäß auf Leistungen, auf die der Auftragnehmer einen Einfluss hat. Der Auftragnehmer weist den Kunden daher darauf hin, dass es zu Einschränkungen oder Beeinträchtigungen bei der Nutzung der Software kommen kann, die außerhalb des Einflussbereichs vom Auftragnehmer liegen. Hierzu zählen insbesondere Handlungen von Dritten, die nicht im Auftrag des Auftragnehmers handeln, vom Auftragnehmer nicht beeinflussbare technische Ausfälle sowie höhere Gewalt.

14. Support und Störungsbeseitigung

14.1. Der Auftragnehmer bietet dem Kunden nach eigenem Ermessen Support an. Dieser erfolgt über die vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellten Kanäle, Kontaktdaten und Kontaktzeiten. Im Rahmen des Supports werden Meldungen über etwaige technische Störungen entgegengenommen und soweit wie möglich bearbeitet.

14.2. Der Auftragnehmer erbringt Leistungen mit der verkehrsüblichen Sorgfalt. Technische Störungen der Software wird der Auftragnehmer schnellstmöglich beseitigen, um einen möglichst unterbrechungsfreien Betrieb der Software zu ermöglichen.

14.3. Der Kunde wird dem Auftragnehmer technische Störungen, die den Betrieb der Software betreffen, unverzüglich unter Beschreibung des konkreten Fehlers melden. Soweit möglich, erforderlich und zumutbar, wirkt der Kunde an der Störungsbeseitigung unterstützend mit.

15. Schlussbestimmungen

15.1. Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam, rechtswidrig oder undurchführbar sein oder werden, so werden dadurch die Wirksamkeit, Rechtmäßigkeit und Durchführbarkeit der AGB im Übrigen nicht berührt.

15.2. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

15.3. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis ist der Sitz des Auftragnehmers.

Stand: Oktober 2026